Clases para el Control de Recursos
Clase Documentos de gestión
Podemos enfocar los documentos a una de estas tres partes del sistema de gestión (o a todas):
- Gestión económica de compras y ventas y, a la de gestión de almacenes, pedidos y consumos y también a gestión contable, representan los documentos físicos de compras y ventas (clases FACTURA de compra y venta).
- Gestión de compras y ventas
- Gestión de almacenamiento de recursos en ALMACENES (reales o virtuales), también hay clases ALBARÁN (de entrada y salida), PEDIDO (compra y venta), y podrían definirse OFERTA y cualquier otro necesario, aunque estos no tiene funcionalidad especial, como los siguientes.
OJO! Sólo los usuarios de grupos administrador (admin) y experto (g1), pueden Retroceder la Fecha de cierrede un documento, para abrirlo y volver a editar cualquiera de sus datos una vez cerrados.
Facturas recibidas
Desde el punto de vista documental (compras y ventas):
Los datos imprescindibles (también para las emitidas) son la Fecha de documento, la Entidad, en este caso proveedora y al menos una Línea de detalle cuyo control se verá más adelante. Además, para que el documento se cierre y se pueda considerar contabilizado, debe existir al menos una Línea de pago (cobro en las emitidas).
Opcionalmente puede tener Líneas de seguimiento para trazar los envíos o recepciones de factura, conversaciones, correos electrónicos... habitualmente en las emitidas.
El documento, cuando el importe total de las líneas de detalle y las de pago coinciden, se cierra automáticamente, poniendo la fecha del último pago.
Desde el punto de vista contable:
Son una asociación contable que sitúa en esa deuda que tenemos al proveedor entre el pago por el banco (o tarjeta) y el recurso conseguido en la compra. Normalmente nunca se imprimen. Cada factura de recibida se relaciona con 2 asientos: la deuda generada y el pago de esa deuda.
Facturas emitidas
Para la generación masiva, en principio de facturas emitidas (que son las que generamos con información personalizada), existe una herramienta script que consiste en colgar de una carpeta con el código car.facv.pla las facturas que queramos, y el procesado creará otra tanda igual, cambiando la fecha de los documentos al mes actual, con el mismo día, y la fecha de seguimiento, desplazándola de igual forma que está en los documentos.
Además elimina en todos los nuevos, las imágenes asociados (PDF de documentos, por ejemplo), y la lista de registros de seguimiento y de cobros.
Esto también es útil para generar decenas o cientos de recibos mensuales, si se trata de una BD de una administración de fincas, por ejemplo.
Desde la vista contable, de manera simétrica a las facturas recibidas, cada documento representa la deuda que una entidad tiene con nosotros y que va desde el recurso o servicio que hemos entregado hasta el cobro por banco (o tarjeta). Se relacionará con dos asientos: la deuda contraída con nosotros y el cobro de la misma.
Líneas de detalle de los documentos
Constituyen la información más importante junto a la Fecha del documento y la Entidad emisora o receptora.
Se inserta al menos un concepto de clase Recurso, tecleando el código en el campo con el mismo nombre. Cada línea puede llevar información de Descripción extensa (diferente para cada línea aunque el Resumen de un mismo recurso sea igual en todas las líneas en que lo usemos), Cantidad y Precio, que es el del recurso, si lo tiene. Con el producto de estos dos campos (positivo o negativo), se calcula el Importe de cada línea.
El IVA y Descuentos son aplicados por cada línea, no hay un campo global para el documento. Eso sí, el informe estándar de impresión, la Ficha de documento -que se puede ver en pedidos, albaranes y facturas de compra y venta, en el menú contextual al pie a la derecha-, cuando hay un único IVA en toda la factura o un sólo descuento, se imprime como totalizado en el documento, en porcentaje y en importe.
El campo Descuento es de tipo texto porque admite una expresión que permite descuentos acumulados (por ejemplo 15+10+5). Cada descuento se aplica sobre el neto resultante del descuento anterior.
Los campos Documento siguiente y Documento anterior, sirven para enlazar documentos cuando se pretende tener trazabilidad de recursos en compras y ventas. La traza al ser en cada línea, permite seguir el hilo de un recurso concreto desde su pedido hasta su instalación en el cliente, por ejemplo, aunque dentro de cada documento haya recursos que no se reciben o que se reciben en 2 documentos distintos... Desde la ficha de cada recurso, se tiene una referencia a TODAS LAS LÍNEAS de documento en la que está relacionado, no sólo a los documentos.
Cuando el documento está cerrado, ambos campos sirven en cada línea para navegar con un clic, al documento siguiente y anterior en la cadena, cuando está abierto, se pueden modificar.
La trazabilidad de recursos materiales individuales se consigue relacionando los recursos genéricos .mat con otra clase de recurso, Lotes (.lot), que representa tanto una instancia concreta con un nº de serie individual, como un lote de elementos menores sin nº de serie pero que pertenece a un lote o paquete que sí lo tiene. Los lotes apuntan a su material con el campo lot.mat.
El informe "pro.doclin.cadena.comun · Cadena de líneas de documentos", permite mostrar todo el camino trazado desde un documento por un recurso concreto, indicando todas las fechas y precios.
Menú contextual de las líneas
las primeras opciones son comunes a todas las listas: Copiar a la bandeja, Pegar de la bandeja (si ya tenemos líneas copiadas y estamos en modo edición, sino ni siquiera nos aparece la opción), Vacía la bandeja , Selecciona todo y Deselecciona todo.
Navega al documento anterior (<Identificador>) y Navega al documento siguiente (<Identificador>), sólo se muestran cuando no hay multiselección y la línea de detalle seleccionada tiene dato en el campo Documento anterior (o bien en el campo Documento siguiente). Esta opción abre el documento relacionado de igual forma que hacer CONTROL+clic con el ratón sobre el icono del documento siguiente/anterior.
Navega a cadena de líneas de documentos, muestra un listado de documentos que contiene la traza de líneas de la seleccionada.
Crea documento siguiente con líneas seleccionadas, pasa la
multiselección como líneas de detalle de un nuevo documento. Para crearlo, se
nos pide el código (precedido por la clase de documento), se pueden utilizar
tras la clase.cod los sufijos:
++ (para buscar el identificador
siguiente al último de esa clase)
+ para el siguiente de la serie de ese
prefijo de códigos
y separado por un
espacio en blanco, el Resumen del documento, si se desea introducir
en el momento de la creación.
Muestra un error si alguna de las líneas multi-seleccionadas ya tiene dato en el campo Documento siguiente, ya que una línea con un recurso y una cantidad no puede pasar a más de un documento siguiente, lo que podemos hacer si es necesario, es partir una línea con 10 unidades, por ejemplo en dos de 5 de forma que 5 unidades pasar a a un albarán recibido y otras 5 a otro en otra fecha.
Agrega al documento siguiente las líneas seleccionadas, sirve para fundir líneas de varios documentos, en uno solo; por ejemplo, desde 2 ó 3 pedidos, generando un albarán en el que llegó todo. El diálogo propone el código del documento ya existente al que agregar las líneas, pero se puede modificar manualmente.
Al pie del menú se pueden mostrar informes contextuales a las líneas de documento seleccionadas. Por ejemplo, sin multiselección, con una sola seleccionada, se muestra Trazabilidad de recursos en documentos, que muestra un informe con toda la traza hacia atrás de ese recurso en todos los documentos en los que aparece, con sus fechas y cantidades.
Persiana Globales
Entidad de defecto (ent,<cod>) y Recurso de defecto(rec.<cod>), permiten establecer ambos (y los rotula cuando se han especificado), para usarlos cuando se crean documentos automáticos. La entidad es la que emite y recibe documentos y el recurso de defecto se usa para redondeos, etc.
Chequea documentos comprueba la consistencia de datos y corrige los problemas que encuentre. Comprueba que sus listas de pagos (campo pagl) tengan correspondencia en líneas de bancos (banlin), o sea, conciliaciones correctas. Si alguno no la tiene, se elimina la conciliación del pago, con lo que el documento queda abierto y podemos localizarlo con las auditorías para corregirlo. También comprueba cálculo de importes pendientes en función de los pagos, y otros datos internos.
Ejemplo de flujo documental
Base de ejemplo:
test-documentos
Podemos ver un recorrido completo de la traza de compra-venta más completa que se puede dar, haciendo el seguimiento de los datos de ejemplo:
- El técnico en su tarea correctiva (funciona igual en preventivas), introduce en consumos la necesidad de materiales, alguno ni siquiera existe en BD. Puede no saber en qué almacén están y el Precio (pre.rec) que le aparece es orientativo, porque puede no ser el precio al que se vende ahora.
- El responsable de compras tiene un script para buscar todo lo pendiente de pedir en todas las tareas abiertas con fecha de solicitud y sin fecha de entrega.
- Prepara 2 solicitudes de oferta a 2 proveedores con el mismo material (el rec.03 no, porque sabemos que lo tenemos de sobre en el almacén).
- Recibimos una oferta de cada proveedor (que conectamos con su solicitud), uno no puede ofrecernos todos los materiales, y elegimos el otro.
- El flujo sigue por la oferta de compra ofe.03
- Parte del material no lo podemos instalar a nuestra elección: queremos solicitar un oferta para los materiales mat.01 y mat.02.
- Se la hacemos y nos la acepta en el pedv.03 acordando el precio que le indicamos
- El flujo de esta venta sigue por ped.02a, ya que pedimos al proveedor esos 2 materiales al precio acordado
- Paralelamente, en el ped.02b pedimos al mismo proveedor los mat.02 y mat.05 desde la ofe.03
- Nos llega todo el material en alb.04, el ofertado y no ofertado. ENTRA EN EL ALMACÉN con algunos LOTES.
- En cualquier momento posterior nos llega la factura de nuestra compra con alb.04 como anterior
- Emitimos 2 albaranes de venta que no tiene que ver con la compra partida, sino con entregas al mismo cliente en distintas ubicaciones y fecha. SALEN DE ALMACÉN
- Emitimos al cliente la factura por los 2 albaranes o incluso alguno más, por ejemplo hay facturas mensuales que incluyen varias ventas.
Clase Entidades
Representan la entidades empresariales relacionadas con personal y maquinaria contratados, recursos materiales adquiridos. También hay referencias a entidades en conceptos Cuenta bancaria y Cuenta contable.
Es muy importante en conceptos de tipo Documento (Facturas emitidas y recibidas, sobre todo) porque permiten gestionar de forma automática la contabilidad mediante los cobros y pagos relacionados con entidades, en las cuales tenemos los datos de CIF y cuanta contable.
Los campos particulares de la clase son todos los necesarios para contacto y facturación (CIF, dirección, teléfono, mail, fax...) y una referencia a la cuenta contable asociada. Los documentos y recursos se imputarán en contabilidad a la cuenta de su entidad.
Clase Bancos: cuentas y tarjetas
Es una clase que representa las cuentas bancarias correspondientes a una cuenta contable o las tarjetas o cuentas contables de activo relacionadas con movimientos de cobros y pagos.
La información general de la cuenta bancaria (o tarjeta de crédito, etc.), como el código de cuenta, la cuenta contable asociada, etc. sólo es editable por el administrador de BD.
El control principal es la lista de movimientos por meses años (según se defina en cada concepto), ordenados por código del movimiento, que incluye ordenación por la fecha del movimiento.
Las líneas pueden provenir de una carga masiva mediante script en formato norma o cuaderno 43 (.n43) o introducirse manualmente:
1. Bancos con importación automática bloqueada por el campo n43 de cada línea:
La herramienta script de importación automática marca el campo n43 de cada línea, con lo que se impide la edición de los campos ya importados. Se permite agregar nuevas líneas, aunque el protocolo correcto es que no puede haber edición manual en bancos que tengan registros n43.
Los únicos campos editables son el Comentario Banco y Conciliación.
2. Resto de bancos. La creación de líneas de apuntes en la cuenta se hace tecleando la fecha. El
identificador es automático con el formato: banlin.AAAMMDD.nnnn (nº
secuencial para cada fecha)
El botón Concilia de cada línea de apunte, ofrece 4 opciones en un menú, para cuadrar el apunte de banco o tarjeta:
- A. Creando un Documento de clase factura de compra o venta (aunque lo habitual es de compra), y se relacionará creando un pago/cobro en el documento. Se muestra un diálogo para introducir la fecha, entidad, recurso e IVA del documento, que se creará con una línea de desglose y una de pago/cobro. Los campos se rellenan proponiendo los de documentos anteriores que estén conciliados con líneas que coincidan en el Concepto banco, Comentario banco y Observaciones, y si no hay coincidencias, sólo los dos primeros, y sino, el primero. De esta forma la mayor parte de las veces, en pagos recurrentes ya se nos ofrecen los datos de: fecha (la de pago, que habrá que modificar habitualmente para poner la fecha real de emisión de la factura), entidad, recurso e IVA, y podemos añadir o modificar la Descripción que irá la línea de detalle.
Las Facturas de venta se crean habitualmente desde la ficha de factura, ya que tienen descripciones, desglose... desde la conciliación normalmente se buscan, no se crean.
IMPORTANTE: Las facturas de compra que tienen particularidades, se pueden crear desde la conciliación, luego entrar en ellas y modificarlas o crearlas como copia de otra factura anterior similar (como si fuese una plantilla, por ejemplo de compras con distintos IVAs, nóminas, amortización de hipotecas...). La copia de conceptos en la clase factura, abre el documento si estaba cerrado, elimina las conciliaciones, los archivos de imágenes asociadas, para ahorrar trabajo.
- B. Creando una línea en otro banco, que será contrapartida contable de este ingreso/gasto. Los bancos que se ofrecen ordenados por clases, son los que no tienen Fecha de cierre (o sea los que tenemos como activos).
- C. Buscando un documento factura de cualquier fecha, con líneas pendientes de pago/cobro con el MISMO importe, y muestra la lista para seleccionar. Si se cancela en el diálogo de selección o no se encuentra ninguna. se ofrecen las que tengan pendiente de pago/cobro un importe SUPERIOR.
- D. Buscando un movimiento del mismo importe en otro banco.
En los dos últimos casos, si sólo concuerda una, se pide confirmación para asociarla, sino, aparece una lista de coincidencias para seleccionar.
Además, una vez conciliado, se puede arrastrar un archivo sobre la celda que presenta el código del documento (cuando no tiene archivos imágenes asociadas), con lo que se asocia, por ejemplo el archivo PDF de la factura, al concepto Factura y además se recodifica con el mismo código que ella.
Persiana Globales
Banco para redondeos (ban.<codigo>), permite especificar el que se usará y además rotula el especificado entre paréntesis. Estos redondeos se pueden producir en un ajuste de línea de detalle calculado automáticamente, por ejemplo al crear una factura recibida a partir de un importe y un IVA, y que calcula el importe neto. Este número puede no ser representable exactamente y daría un céntimo de redondeo, que se acumularía en el banco especificado.
Chequea saldos: Al visualizar los datos de un banco (mes o año), calcula los el importe desde el saldo del periodo anterior
Chequea pagos: examina y corrige la relación entre
conciliaciones de los movimientos con movimientos de otros bancos y con
cobros/pagos de documentos factura (emitidas y recibidas):
- Si
hay una referencia a una línea de otro banco y en aquella no hay
referencia a ninguna, y los importes coinciden, se repara la otra línea
de banco apuntando a la actual. Si está apuntando a otra línea de banco,
se elimina la relación en el movimiento del banco actual.
- Si hay referencia a un pago/cobro en una factura, coinciden en importe y la línea de pago no apunta a ningún movimiento, se corrige poniendo en la línea de documento el actual. Si el movimiento apunta a otro movimiento, se elimina la relación en el actual (queda pendiente de conciliar).
Contabilidad
La gestión documental de Facturas es una pieza imprescindible para generar contabilidad automática mediante cobros y pagos. A partir de asociaciones de Entidades y Recursos de los documentos, y la entrada e ingresos y gastos de las cuentas bancarias que hemos visto, asociados estos 3 elementos a Cuentas contables, somos capaces de generar el Diario contable siguiendo una serie de criterios.
Clase Cuentas contables
Representan cada una de las cuentas de la contabilidad que podemos controlar automáticamente a través de gestión documental (facturas de compra y venta) y Bancos.
Se relacionan con otra clase: Asientos contables, que a su vez, incluyen su lista de apuntes contables en el Diario contable.
Estos conceptos se relacionan con las 3 clases requeridas para gestión contable: Entidades, Recursos y Bancos.
En la persiana de búsqueda Mayor de la cuenta, se presentan todos los asientos relacionados con esta, por años naturales.
Clase Asientos contables
Mediante la generación automática de los Asientos, a partir de la gestión documental de Facturas de compra y venta, y del movimiento de los Bancos, se puede obtener toda la información contable anual completa: El Diario y el Mayor de cada Cuenta. Como información calculada tenemos también el Balance de sumas y saldos y el de Situación (Pérdidas y Ganancias).
Incluyen entre su información una relación de todos sus apuntes (es una referencia a una Cuenta contable), un campo Observaciones opcional y un importe mostrado en campo Debe o Haber, aunque internamente se guarda como un número positivo o negativo en función de si la cuenta del apunte es de Pasivo o de Activo.
La contabilidad anual se genera con la herramienta script "pro.cuegen · Genera asientos de documentos y bancos", que en un segundo genera los miles de asientos, con sus apuntes, de un año.
Los asientos tienen un campo Tipo, cualquier asiento con Tipo se considera manual y no se elimina al re-generar la contabilidad anual. Sirve para implementar el asiento de apertura y otros como especiales de amortizaciones, regularización... que no provienen de documentos.
Persiana Globales
Chequea asientos, comprueba los creados que tienen asientos sin importe y los cuelga de una carpeta car..err para poder ir recorriéndolos y corregirlos.